Privacyverklaring

Versie 2.0, laatst gewijzigd op 11/09/2025

Chiro Doeritsan hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy.

In deze privacyverklaring krijgt u heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Doeritsan houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dat brengt mee dat wij:

• de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.
• de verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn.
• uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden of hun ouders.
• passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben om de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te waarborgen.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze doeleinden (bv. verzekeringen, subsidies).
• op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat we u daarop willen wijzen en dat we die respecteren.

Als Chiro Doeritsan zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast treden wij op als verwerkers voor Chirojeugd Vlaanderen. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die aan ons gevraagd worden

Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen via de onderstaande contactgegevens

Chiro Doeritsan Sint-Fransciscusberg 5a 3060 Bertem hoofdleiding@chirodoeritsan.be

Chirojeugd Vlaanderen Kipdorp 30 2000 Antwerpen privacy@chiro.be

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

• Bij iedere chiro-activiteit, zowel chirozondagen als onze evenementen kunnen er foto’s/filmpjes van de leden gemaakt worden
• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
• Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)
• Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, dieetvereisten
• Kenmerken eigen aan de Chirowerking: AD-nummer, afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving
• Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden

Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder en/of als wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

• Om je te verzekeren
• Om je te kunnen informeren over onze werking (incl. uitnodigingen voor onze evenementen)
• Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid

Waar worden jouw gegevens opgeslagen?

• Inschrijvingsformulieren voor het chirojaar worden bewaard in het groepsadministratieportaal van Chirojeugd Vlaanderen, Twizzit. Ten tweede worden de inschrijvingsformulieren ook bewaard op een beveiligde Google Drive.
• Inschrijvingsformulieren voor het kamp worden bewaard op een beveiligde Google Drive.
• Medische Fiches worden op papier bijgehouden door een verantwoordelijke binnen de leidingsploeg
• MailChimp: onze maillijsten voor de nieuwsbrief

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

Voor de ledenadministratie stelt Chirojeugd Vlaanderen een online Groepsadministratieportaal (Twizzit) ter beschikking. Toegang tot dat portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo’n login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.

Enkel de huidige leidingsploeg van Chiro Doeritsan kan gegevens inkijken in de Google Drive.

Medische gegevens kunnen enkel ingekeken worden door de leiding van de groep waartoe het lid behoort.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

• Inschrijvingsgegevens worden tot één jaar na stopzetten van het lidmaatschap bijgehouden
• Medische fiches worden maximum één jaar op papier bewaard.
• De maillijsten van de nieuwsbrief worden bewaard tot het moment van uitschrijven op de nieuwsbrief.
• Foto’s en videos die op sociale media verschijnen (Facebook, Instagram) blijven online staan. Indien je wenst dat deze worden verwijderd, gelieve de hoofdleiding van Chiro Doeritsan te contacteren (zie hierboven)
• Foto’s en videos van kampen bewaren we in een archief en kunnen eveneens verwijderd worden door de hoofdleiding te contacteren.

Jouw rechten

Jouw gegevens, jij bent de baas. Je kan op elk moment inzage krijgen in je gegevens. Dit kan door de hoofdleiding te contacteren (zie hierboven)

Wil je je gegevens laten wijzigen, anonimiseren of verwijderen, of je e-mailvoorkeuren laten aanpassen? Ook daarvoor contacteer je best de hoofdleiding.

Je kan je op elk moment uitschrijven op onze nieuwsbrief via de link onderaan elke mail.

Indien er een foto/filmpje online verschijnt waar je niet tevreden mee bent, gelieve iemand van de leiding te contacteren en de leiding haalt hem onmiddellijk offline